shutterstock_358055630.jpg

Har du noen gang opplevd å være uenig med en kunde eller selger i en sak? Hvor uenigheten har vært så stor at det har medført spørsmål om betalingen? Da er du ikke den eneste. I slike tilfeller står den sterkest som kan dokumentere hva som er avtalt. I dette blogginnlegget får du noen råd om hva god dokumentasjon innebærer, og hva du må huske på. Du kan også lese om hvorfor en inkassosak ikke følger vanlig saksgang når en tvist oppstår.

Inkasso er ikke tvistehåndtering

Mange opplever at kundene ikke vil betale fakturaer fordi de er uenige i hva som skal betales. Dersom skyldneren bestrider kravet – eller fremsetter en innsigelse mot kravet som vi gjerne sier på stammespråket – må det behandles etter egne prosedyrer som ikke hører inn under inkasso, siden inkasso per definisjon er inndriving av ubestridte krav.

Hva skjer ved uenighet?

Hvis det oppstår uenighet om en betaling, er første skritt hos oss i Intrum vanligvis å be vår kunde (kreditor/selger) om dokumentasjon som kan konstatere hva som er avtalt. Selger vil øke sine sjanser for å få oppgjør betraktelig dersom hun eller han kan dokumentere sin egen leveranse.

Videre har både kreditor og vi som inkassoselskap også en plikt til å vurdere skyldnerens (kjøperens) innsigelser, og gi vedkommende en begrunnelse dersom protesten ikke fører frem. Det er kun når skyldnerens innsigelse kan karakteriseres som åpenbart grunnløs at ordinære inkassoskritt kan fortsette. 

Fra inkasso til tvistesak

Hvis det er reell uenighet mellom partene, snakker vi ikke lenger om en ren inkassosak. Når saken er omtvistet må den behandles i forliksrådet. Her begynner ekstrakostnader å påløpe. En behandling i forliksrådet er ikke nødvendigvis dyrt, men det blir likevel en ekstra utgift som man kanskje ikke har tatt høyde for. Dessuten kan saken ende med at kreditor ikke får betalt fra kunden sin i det hele tatt.

Du bør også være klar over at det ikke er anledning til å belaste skyldneren for inkassosalær når det foreligger en reell uenighet om kravet. 

LES OGSÅ: Feil utforming av inkassovarsel kan få store konsekvenser

God dokumentasjon er løsningen

For å løse en tvistesak er det avgjørende å ha dokumentasjonen på plass. Husk at en muntlig avtale aldri kan etterprøves. Dersom du som kreditor har orden i papirene dine og kan dokumentere hva partene har avtalt, vil dette blant annet medføre at:

  • Dere fremstår som mer profesjonelle
  • Virksomhetens omdømme og tillit forsterkes
  • Det blir enklere å kartlegge sakens faktum
  • Det blir enklere få etablert en konstruktiv dialog med skyldneren
  • Saken blir raskere avgjort
  • Sannsynligheten for at din bedrift sparer kostnader og/eller får betalt kravet øker

Dette må du passe på

Du har et godt utgangspunkt hvis du passer på følgende:

  • Ta vare på alle dokumenter knyttet til avtalen
  • Få signatur på avtaler
  • Sørg for å få en bekreftet aksept fra kunden hvis korrespondansen skjer via e-post eller sms (og huske å lagre den)
  • Lever alle nødvendige spesifikasjoner til kunden
  • Spesifiser hva leveransen består av – inkludert tidsrammer

Slik dokumentasjon vil utvilsomt bidra til en raskere kartlegging av partenes standpunkt og oppfatning. Følger du rådene mine ovenfor står du sterkere. Selv om det kanskje oppleves som tidkrevende å dokumentere alt, vil det helt klart være verdt det hvis du senere skulle havne i en sak hvor du er uenig med motparten.

 

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess