Intrum_personvernombud_foto_shutterstock_519425380-637927-edited.jpg

Konsekvensene kan bli store dersom inkassoselskapet ditt ikke ivaretar personlige opplysninger om deg og dine kunder på en god måte. Inkassobransjen er underlagt et strengt lovverk, men kan leverandøren din også skilte med et eget personvernombud vil det forsterke sikkerheten for deg og dine kunder. Les fordelene med et personvernombud og hvilke konsekvenser sviktende rutiner kan føre til.

Behandlingen av personopplysninger er viktige prinsipper som er nedfelt i både den europeiske menneskerettskonvensjons artikkel 8 og i grunnlovens § 102:

«Enhver har rett til respekt for sitt privatliv og familieliv, sitt hjem og sin korrespondanse»

Tre overordnede prinsipper

I tillegg til de grunnleggende lovene jeg nevnte over, reguleres personvern og informasjonssikkerhet i det daglige av personopplysningsloven med tilhørende forskrift. Følgende prinsipper er overordnet:

Integritet: Skal sikre at personopplysninger ikke blir utilsiktet endret

Konfidensialitet: Skal sikre informasjonen for uvedkommende

Tilgjengelighet: Skal sikre tilgang til nødvendige og relevante personopplysninger

Hva gjør et personvernombud?

Personvernombud er en funksjon som er innført av Datatilsynet. Foreløpig er det en frivillig ordning, men flere inkassovirksomheter har allerede innført dette.

Den som innehar denne rollen i en bedrift skal være kontaktperson for de som har fått sine opplysninger registrert hos bedriften, som for eksempel kunder eller kunders kunder. I tillegg skal personen være rådgiver overfor ledelse og ansatte som behandler disse opplysningene.

Rollen skal bidra til at bedriften behandler sensitive opplysninger innenfor rammen av lovverket. Ombudet må gjennom en grunnleggende opplæring i form av kursing i Datatilsynets regi.

Fordeler ved å ha et personvernombud

Når et inkassoselskap har et slikt ombud har det flere fordeler, også for deg:

  • Det signaliserer at selskapet tar både deg og dine kunders grunnleggende rettigheter som individ på alvor
  • Det vitner om seriøsitet. Har de fokus og kontroll på dette området, vil det i sin tur også virke omdømmebyggende for din virksomhet
  • Det viser at selskapet generelt er opptatt av innsikt, sporbarhet og dokumentasjon, noe som igjen kommer deg til gode
  • Arbeidet med personvern er en del av en bedrifts compliance-arbeid, eller etterlevelse av lover og regler for å si det på godt norsk. Fokus på dette arbeidet i alle ledd er et sentralt kvalitetsstempel i et marked hvor det er viktig å knytte til seg samarbeidspartnere som vekker tillit og som fremstår ryddige
  • Din inkassoleverandør representerer deg utad. Har de et personvernombud, styrker det også personvernet i din virksomhet og for dine kunder
  • Risikoen for sensitiv informasjon på avveie blir redusert

Konsekvenser for omdømme og økonomi

Selv om ansvaret for kundebehandlingen og tilhørende opplysninger ligger hos inkassobyrået, vil det utvilsomt også påvirke din virksomhets omdømme hvis rutinene skulle svikte hos leverandøren din. Det trengs ikke så mye fantasi for å se for seg avisoverskrifter knyttet til slike hendelser.

Et annet, og viktig, insentiv for å sørge for kontroll på sensitiv informasjon, er at feil og avvik fort kan bli en kostbar affære. Dette vil bli ytterligere skjerpet fra 2018 og konsekvensen kan i verste fall bli bøtelegging på inntil 4% av selskapets årlige globale omsetning (begrenset oppad til 20 millioner €).

Les også: Hvordan jobber de beste inkassoselskapene?

Nye regler for personvern i 2018

Som en følge av ny personvernforordning vedtatt i EU i 2016 (GDPR - General Data Protection Regulation), får vi i løpet av 2018 nye regler for personvern i Norge. Nåværende lovverk hviler på et EU direktiv fra 1995, men siden den gang har det skjedd mye med tanke på hvordan vi behandler personopplysninger, og ikke minst, mengden opplysninger vi behandler.

Følgende virksomheter må ha et personvernombud fra 2018:

  • Offentlige virksomheter (unntatt domstolene)
  • Virksomheter som systematisk jobber med å overvåke personer i stort omfang
  • Virksomheter som behandler sensitive personopplysninger i stort omfang

Det nye lovverket vil i stor grad basere seg på de samme grunnprinsippene, men det vil også bli skjerpede krav på en rekke områder. Dersom din inkassoleverandør allerede nå har opprettet et personvernombud og dermed opparbeidet seg erfaring og kompetanse på området, kan du si deg fornøyd. Da blir overgangen til den nye forordningen mye enklere enn tilfellet vil være dersom de må starte med kompetansebygging fra bunnen. Det er derfor ingen grunn til å vente med å etterspørre dette.

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess