INKASSO: DETTE BØR DU SPØRRE LEVERANDØREN OM NÅR DU SKAL KJØPE TJENESTER.jpg

Hensikten med å sette bort fordringer og inkasso er både å avlaste din arbeidsdag og få en optimal kontantstrøm i virksomheten. Her er noen tips om hva du skal sjekke ved valg av leverandør.

Tillit er et nøkkelord når du ser etter en partner for å håndtere faktura og betalingsoppfølging. Det eksterne selskapet skal ikke bare få inn pengene fra ubetalte fakturaer, men vil også representere ditt selskap utad.

Merk deg følgende spørsmål som kvalitetssikring ved valg av leverandør, og del dem gjerne med andre. 

Hvordan er kundebehandlingen?

Det første du bør få avklart er hva slags kundebehandling en potensiell leverandør kan skilte med. Når du lar en tredjepart overta fakturering og inkassotjenester, innebærer det at denne også overtar den direkte kontakten med dine kunder. Hvis leverandøren ikke behandler dem på den god måte, kan de gå tapt. Og det er kostbart å skaffe nye kunder.

Etter at en inkassosak er løst, skal kunden gjerne tilbake i normalt gjenge som en vanlig kunde. Da er det viktig at kundebasen ikke kun inneholder statisk informasjon, men gir sentral input om kundens handlingsmønstre. Det vil si at varselklokkene ringer hvis det er tegn på nye mislighold, og da skal man kunne benytte erfaringsdata om hva slags oppfølging kunden trenger for å unngå en ny inkassosak.

Møter leverandøren digitaliseringen av samfunnet?

Det er et faktum at forbrukerne har endret vanene sine dramatisk de siste årene. Mange ønsker rett og slett ikke å lese et brev, så fakturaer risikerer å bli returpapir eller havne i spamfilteret. Folk foretrekker å benytte smarttelefonen til helt daglige oppgaver, inkludert betalinger. Noen aktører står fast på at det eneste som nytter er å ringe skyldneren så tidlig som mulig. Faktum er at digitale løsninger gir høyere løsningsgrad for veldig mange kundegrupper i dag. Det skjer stadig at gjentatte brev, tekstmeldinger og telefonhenvendelser gjennom ett år i en inkassosak gir null resultat. Derimot viser det seg at en sms med en lenke til en digital betalingsløsning ofte fører til raske oppgjør i gamle saker.

Hvordan kan dere effektivisere min hverdag?

Å følge opp manglende innbetalinger er krevende. Hvis du skal sette det bort, forventer du at en tredjepart er profesjonell og gjør det raskere og med bedre resultat enn du presterer selv. Så hvor mye ressurser må du regne med å bruke på å følge opp arbeidet som den nye leverandøren utfører?

Og i hvilken grad er prosessene automatisert? Det finnes etablerte inkassoløsninger som leser brev maskinelt og formidler dem automatisk til rett medarbeider hos tjenesteleverandøren for oppfølging. Med andre ord: Færre muligheter for at det skjer feil.

Du kan risikere en avtale som både bygger på manuelle rutiner og som påfører deg større belastninger. Det stjeler tid og åpner for feil. I stedet bør du etterspørre teknologi som har en sømløs prosess fra utsendelse av faktura til betaling er mottatt.

Hvor mye post får dere i retur?

En stor returandel på fakturaer som sendes ut, tyder på man sitter med dårlige kundedata. Her kreves det en innsats hos leverandør for å finne korrekte adresser. I samme prosess må du som oppdragsgiver få oppdatert egne registre, slik at feilen ikke oppstår en gang til. Ikke alle aktører i bransjen tar den dugnaden. Konsekvensen er at du mister både dialogen med kunder og vital informasjon om dem. Det finnes ikke mange gode løsninger som håndterer dette, men noen har utviklet funksjoner som reduserer behandlingstiden merkbart.

Er leverandøren i stand til å tilpasse seg nye forutsetninger?

Bedrifter går gjennom ulike faser etter hvert som de utvikler seg. Noen er under etablering, andre i en vekstperiode mens noen er godt etablert. Her er det lurt å se etter en leverandør som tilpasser seg slike endringer hos kundebedriften, både med hensyn til teknologi og likviditet. Spesielt i de tidligere fasene har en bedrift behov for god likviditet og trenger kjappere flyt i faktureringsrutinene. Vekst skaper nye teknologiske behov, og et systembytte skal ikke føre til unødig driftsstans for virksomheten. Sjekk at leverandøren klarer å følge deg i alle fasene av virksomhetens utvikling.

HVORDAN PREGER Compliance LEVERANDØREN?

Hvis du overlater tjenestene til en ekstern aktør, foregår innkrevingen på en systematisk måte uten at det ødelegger bedriftens forhold til kunden. En profesjonell partner holder seg oppdatert på gjeldende regler for bransjen, utvikler metoder i tråd med disse og praktiserer åpenhet overfor oppdragsgiver.

Da er vi inne på begrepet «compliance». Inkassobyråene er avhengig av en konsesjon og er under streng overvåking. Derfor må de følge spillereglene.

Men et seriøst byrå går lenger og legger arbeid og stolthet i å utvikle egne interne regler som er enda et hakk strengere enn kravene som inkassoloven stiller. Det kan handle om at alle arbeidsflytprosesser i virksomheten er detaljert beskrevet og underlagt et internt regelverk for å sikre at alle krav blir håndtert ikke bare korrekt, men også med respekt overfor de som er involvert.

Finnes det utenlandsk kompetanse?

Har virksomheten planer om å bevege seg ut i verden, er det nærmest en nødvendighet med en partner på pengestrømmen. Å finne lokale leverandører rundt i verden kan være tungt, så sjekk om en potensiell leverandør kan ta seg av fakturering og betalingsoppfølging i aktuelle land.

 

Ta testen: Bør jeg outsource flere tjenester til et inkassoselskap?