FORDRINGER OG INKASSO HVOR VANSKELIG ER DET Å BYTTE LEVERANDØR.jpg

Å skifte leverandør på fordringer og inkasso trenger ikke ødelegge nattesøvnen din. Det er ikke vanskelig teknologisk, men du må planlegge godt, samt sette av noe tid og ressurser. Hvis du mener tiden er moden for å skifte leverandør innen inkasso og/eller salg av fordringer, trenger du ikke bekymre deg for byttekostnadene - de kan bli lavere enn du tror. 

Likevel vil det dukke opp noen spørsmål knyttet til en slik prosess.

  • Hvor mye egeninnsats må vi regne med?
  • Kjenner leverandøren vårt økonomisystem?

Leverandøren kan hjelpe deg med svar på det første spørsmålet. Dette bør dere beregne sammen før oppstart av prosjektet. Svaret på det andre spørsmålet er at det ikke er avgjørende at leverandøren kjenner ditt økonomisystem på forhånd, selv om det kan være en fordel.

LES OGSÅ: Dette bør du spørre leverandøren om når du skal kjøpe tjenester

Egeninnsats ved skifte av inkassoleverandør

Når du skal skifte leverandør bør prosessen starte med en felles workshop, der partene ser på omfang, bestemmer eierskap og ansvar, samt beregner nødvendig bruk av tid og ressurser. Det utarbeides en prosjektplan for å gjøre prosessen forutsigbar.

Dersom ikke forarbeidet gjøres skikkelig, risikerer man at prosjektets milepæler ikke nås. Det vil igjen medføre at prosjektet blir forsinket og forventet oppstartstidspunkt blir forskjøvet. Det kan skape mye frustrasjon, noe som er uheldig for den videre prosessen og samarbeidet. En slik forsinkelse kan derfor bli kostbar. 

Ytterligere tiltak for å sikre et godt samarbeid

Det beste resultatet oppnås når nøkkelpersoner hos inkassoselskapet får hospitere hos dere for virkelig å lære løsningene og prosessene deres. Det handler også om å få god kjemi i samarbeidet.

I tillegg er det viktig med kompetanseoverføring begge veier: En god leverandør tilbyr kurs og opplæring i tjenester på fagområdet parallelt med integrasjonsprosjektet. Da legges det enda mer til rette for at partene er på bølgelengde når alt er klart og man «trykker på knappen».

Datastrømmen

Prinsippet for et leverandørbytte er at strømmen av data skal flyttes til den nye partneren. Her sitter du med et stort økonomisystem, og leverandøren benytter en egen løsning som tar imot informasjon for å ekspedere innfordringsoppgavene. 

Når to slike store systemer skal snakke med hverandre, må det legges et integrasjonsløp. Det er derfor det er viktig at det legges en klar prosjektplan i oppstarten. 

Å flytte datastrømmen kan være gjort på noen få dager hvis det bare er snakk om å kopiere data, men uansett må bedriften din stille med tekniske ressurser for å få dette på plass. 

Samtidig kan det være smart å benytte anledningen til å sjekke hvilke moderniserings- og forbedringstiltak som kan gjøres. Da bør du beregne et par uker ekstra tid.

Kjenner leverandøren vårt økonomisystem?

Så var det spørsmålet om en ny leverandør har kompetanse på ditt økonomisystem. Det er ikke avgjørende. Den viktigste kompetansen er datakommunikasjon. Systemspesifikke utfordringer er sjelden relevant. 

Årsaken er at dette handler om dataflyt mellom de to partenes respektive fagsystemer. Hver gang du har en fordring som må følges opp, sender ditt økonomisystem data til inkassoselskapets system. Det er her leverandøren utfører sin del av avtalen ved å sørge for at de to systemene kommuniserer godt sammen. Da er det ikke nødvendig å kjenne detaljert til dine løsninger. 

Du får tilbake relevant informasjon som kundedata, rapporteringer og nøkkeltall til regnskapet, og denne informasjonen er konstruert uavhengig av ditt system.

Unødig uro

Finansdirektører og økonomisjefer er ofte urolige for at integrasjon av data mellom to forskjellige systemer skal føre til trøbbel i faktureringsrutinene. I praksis oppstår det ikke problemer her, fordi det dreier seg om forflytting av data med formater som begge systemene takler. 

Likevel er det ikke uvanlig at en potensiell leverandør blir underkjent fordi den ikke kan dokumentere erfaring med et konkret økonomisystem. Husk da at en dyktig leverandør kan skilte med løsninger som er laget for å lese så godt som alle typer data.

Oppsummert:

  • Du må være forberedt på å sette av tid og medarbeidere ved et leverandørbytte.
  • Det bør gjennomføres et forprosjekt som stiller krav til arbeidsinnsats fra begge parter for å gi en forutsigbar prosjektplan.
  • I praksis er det ingen teknologiske problemer knyttet til bytte leverandør av fordringer og inkassotjenester.
Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess