Intrum_Justitia_innbetalingstid_foto_shutterstock_563424475-267300-edited.gif

Tiden det tar fra du velger en samarbeidspartner på inkasso til du virkelig ser oppgjør på dine forfalte krav, er avhengig av flere faktorer. Her tar jeg for meg noen jeg mener er avgjørende, og som kan gi deg en pekepinn på hva du kan forvente.

Implementeringstid 

Når du har valgt en inkassoleverandør, oppstår spørsmålet om hvordan kunde- og kravsinformasjon fra din virksomhet skal overføres. Det første som må på plass er derfor en løsning for oversendelse og mottak av nye inkassosaker.

Det kan gjøres veldig enkelt: Noen sender kanskje sakene sine på et regneark, via ulike linker og/eller registrerer via leverandørens web-portal (som er å anbefale). I slike tilfeller kan det være snakk om en implementeringstid på en dag eller to, før leverandøren er klar til å sette i gang med tiltak overfor dine kunder.

Hvis du har større volum med saker, så kan ulike integrerte løsninger være best. Da kan implementeringstiden være alt fra et par uker til noen måneder. Dette avhenger av hvilke løsninger som skal implementeres. Tiden forkortes om begge parter investerer noe i ressurser som sikrer informasjonsdeling og fremdrift i prosjektet.

Les også: Ny løsning for inkasso? Her er beste praksis for implementering

14-dagers regelen

Så en kjapp påminnelse om «14-dagers regelen»: Inkassovarsel kan sendes ut med purregebyr 14 dager etter forfall, med en betalingsfrist på ytterligere 14 dager*. Deretter kan inkassoselskapet sende en betalingsoppfordring – det er på dette tidspunktet vi sier at en sak er gått til inkasso – med en betalingsfrist på nye 14 dager.

Samtidig er det selvfølgelig fullt mulig for skylderen å betale fakturaen før disse fristene utløper – det vil være til både dens eget og ditt beste. Likevel må du være forberedt på at denne tiden kan gå med, selv om du altså har inngått samarbeid med en inkassoleverandør.

Vil du se en enkel oversikt over hvordan en inkassoprosess foregår i praksis? Last ned infografikken vår

Kvaliteten på kravet til innfordringen

Kvaliteten på kravet du har, betyr mye for innbetalingstiden. Vi tar et steg tilbake først, før kravet er forfalt. La oss si at du har valgt en inkassoleverandør, og avtalen er at de skal overta kravet for innfordring etter at fristen på inkassovarsel er passert. Det innebærer at dere selv står for fakturering, påminnelser og utsendelser av inkassovarsler. Grunnlaget for god kvalitet på kravet ditt begynner allerede her. Det vil si, egentlig begynner det før du selger noe til kundene dine i det hele tatt. Vi går enda et steg tilbake og tar prosessen fra start:

Kredittverdighet 
Hvordan er kredittverdigheten på kravet? Kredittvurderer du kundene på salgstidspunkt eller ved etablering av kundeforholdet? Har du noen form for kredittovervåking underveis? Kundenes betalingsevne påvirker tiden det tar før du får penger inn, og om du får noe i det hele tatt.

Betalingsbetingelser 
Hvilke betalingsbetingelser tilbyr du til dine kunder? Hver kredittdag i form av betalingsbetingelser er både kostbart og kan forsinke muligheten for oppgjør. Dette kan ha mye å si hvis vi ser på hele kredittløpet opp mot det faktum å få oppgjør.

Purreaktiviteter 
Hvilke purreaktiviteter har du gjennomført? Differensierer du purreaktivitetene eller purrer du alle kunder likt? Har du en fast rutine for oppfølging? Hvis ikke, så kan dette med fordel innføres.

Les også: Slik unngår du de 3 største feilene i forkant av innfordringsprosessen

Inkassovarsel 
Inkassovarslene du sender ut må være godkjent med hensyn til innhold, formalia og lovverk for øvrig. Hvis ikke, kan det også drøye betalingstiden. Dette kan du lese mer om i blogginnlegget Feil utforming av inkassovarsel kan få store konsekvenser.

Datakvalitet 
Hvordan er datakvaliteten i kundedatabasen din? Har du oppdaterte og relevante opplysninger? Er informasjonen du sender til inkassoselskapet ajourført og korrekt, letter det arbeidet videre.

Innsigelser eller reklamasjoner 
Omtvistede krav skal ikke inn i ordinær inkassosaksbehandling. Hvis det oppstår uenigheter i en sak forsinker det selvsagt prosessen. Det gjelder derfor å ta fatt i slike saker raskt, og aller helst være så grundig i forkant at innsigelser og reklamasjoner ikke oppstår.

Tidsbruk 
Tidstyver finnes i alle ledd. Hvor lang tid lar du det gå fra forfall til du sender over til inkasso? (eller fra faktura dato for den saks skyld). Vær bevisst og ha faste rutiner for dette også.

Hvilke tjenester skal inkassoleverandøren utføre for deg?

Vår erfaring viser at små og mellomstore bedrifter ofte har dårligere rutiner når det gjelder både fakturering og purringer. Som jeg har vært inne på, betyr det også at det går lenger tid før penger kommer inn. Ved å sette bort flere oppgaver kan tiden kortes betraktelig ned.

Test deg selv: Bør jeg outsource flere tjenester til et inkassobyrå? 

Når er oppgjøret på konto?

Det er vanskelig å si noe eksakt om hvor lang tid det tar fra du velger en inkassoleverandør til du begynner å få inn penger, da det avhenger av mange faktorer. Det er også utfordrende å være presis på tid fra oversendt inkassosak til oppgjør finner sted, men følgende kurve kan gi en pekepinn:

Akkulumert_4.jpg

X-aksen viser antall dager fra betalingsoppfordringen er sendt, mens Y-aksen viser andelen du kan forvente å få betalt på dine oversendte, utestående krav.

Det er imidlertid viktig å understreke at dette bildet vil være ulikt i forskjellige bransjer, ikke minst avhengig av type krav. Det er store forskjeller mellom små krav og større krav, bedriftskrav og forbrukskrav og eksempelvis forbrukslån kontra leasingkrav.

Nordmenn bruker gjennomsnittlig 18 dager på å betale en papirfaktura. En sms med en lenke til innbetaling kan være alt som skal til for at betalingen skjer innen en time. Har du valgt en leverandør som har tatt digitale plattformer i bruk, kan du derfor generelt regne med å få betalt raskere. Og når inkassoselskapet lykkes med å løse en sak, kan du forvente at pengene står på kontoen din dagen etter.

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess

*I praksis kan du sende inkassovarsel dagen etter fakturaforfall, men det anbefales ikke da det kan forstyrre kundeforholdet. Du kan heller ikke belaste purregebyr før det er gått 14 dager. Minimum tid fra forfall til inkasso ved belastning av purregebyr anses å være 28 dager.