Intrum_Justitia_inkassoleverandør_erfaring_foto_shutterstock_236616478-768013-edited.gif

Stadig flere velger å sette bort – eller outsource – inkassorelaterte tjenester som fakturering, påminnelser og selve inkassoinnkrevingen til et inkassoselskap. Denne utviklingen stiller store krav til inkassoleverandørenes totale kompetanse og erfaringer. Her er områdene du bør være oppmerksom på.

I de fleste sammenhenger gir erfaring, kunnskap og sertifisering en sikkerhet for at man kan levere det kunden ønsker. Inkasso er intet unntak. Nedenfor har jeg tatt for meg de forholdene jeg mener du som kunde bør ha kjennskap til når det gjelder inkassoselskapet du bruker, eller vurderer å bruke.

Inkasso er lovregulert og underlagt tilsyn

Alle detaljer må være korrekt til enhver tid. Det gjelder alt fra behandling av personopplysninger til selve saksbehandlingen. Gjøres det feil kan det gå ut over ditt renommé. Et dokumentert kvalitetssikringssystem som følges opp er derfor viktig.

Ønsker du å vite om inkassobyrået ditt har merknader eller har hatt tilsyn, kan du sjekke dette hos finanstilsynet eller finansklagenemda. Du kan også be leverandøren om å få bekreftelse på at kvalitetssikringen er ivaretatt gjennom selskapets internkontroll.

Drift og IT-sikkerhet

Når nesten all informasjon mellom inkassoleverandøren og kundene går digitalt, kan sikkerhetssertifiseringer gi kunder trygghet om at informasjon ikke kommer på avveie. Flere virksomheter har i dag egne personvernombud, noe som styrker personvernet i alle ledd.

Les også: Derfor bør du være opptatt av at inkassoselskapet ditt har et personvernombud.

Bruk av kryptering på mail og korrespondanse der det er nødvendig, kan også være en god forsikring. Det samme gjelder system for kontinuerlig kontroll av filinnlesninger med fortløpende kvitteringer på mail.

Glem heller ikke selve driften. Leverandøren bør kunne melde om minimalt med driftsproblemer.

God prosjektstyring og utvikling

Har du som kunde svært krevende behov, vil en erfaren prosjektleder og organisasjon enklere kunne tilrettelegge, enten det gjelder oppstart eller utvikling i samarbeidet. På samme måte som erfaringen skal være en fordel for mindre kunder. Du skal kunne forvente gode forslag til relevante løsninger og aktuelle forbedringer.

Uansett hvem kunden er, liten eller stor, bør inkassoleverandørens erfaring og kompetanse på prosjektstyring og utvikling komme dem til gode. Er dette noe du er opptatt av? Be om dokumentasjon og referanser på gjennomførte prosjekter og utviklingsarbeider.

Erfaring fra god kundeservice gir tillit

Inkassoleverandøren skal være din forlengede arm. For å skape trygghet for at skyldner blir tatt vare på, må leverandøren besitte nødvendig erfaring og kunnskap om tjenestene du leverer, i tillegg til gode evner innen kommunikasjon. Når det gjelder kundebehandling og service, kan inkassoleverandørens eksisterende kunder fortelle deg en del. Etterspør derfor referanser. 

Hvor mange språk snakker inkassoselskapet ditt? Har du kunder som snakker andre språk enn norsk, kan det være lurt å undersøke kompetanse og erfaring knyttet til dette også.

Sertifiseringer

Stadig flere virksomheter blir sertifisert, enten fordi de ønsker det selv, eller fordi myndigheter, kunder og samfunnet for øvrig krever det. Er leverandøren din sertifisert, vitner det om fokus på kvalitet og kontinuerlig forbedring, og kan absolutt være et pluss. Men som du vet er inkasso strengt lovregulert, og det ligger mange føringer for hvordan denne jobben skal utføres, uavhengig av sertifiseringer.

Når det gjelder en sertifisering som Miljøfyrtårn, påvirker dette selvfølgelig ikke selve inkassojobben, men da vet du at du samarbeider med en miljøbevisst aktør, noe mange er opptatt av.

Erfaring rundt områdene jeg har vært inne på, opparbeides gjennom investering i tid, ressurser og teknologi. Å ha en leverandør som har lang fartstid i bransjen og har gjort – og gjør - denne investeringen, medfører at du selv kan bruke tid på det som er din virksomhets kjerneområder i stedet.

Hvis du velger å overlate flere inkassorelaterte oppgaver til en ekstern leverandør, bør du ta deg tid å sjekke ut erfaringen deres først. Da vet du hva du får.

Har inkassoleverandøren:

  • Inngående kunnskap om lovverket knyttet til inkasso og øvrige tjenester?
  • Relevant erfaring?
  • Gode evner til kommunikasjon?
  • Effektive IT-løsninger?
  • Sertifiseringer om nødvendig?
  • Lang fartstid i bransjen?

Da burde alt ligge til rette for et godt og trygt samarbeid. Lykke til!

Ta testen: Bør jeg outsource flere tjenester til et inkassoselskap?