intrum_justitia_integrert_inkassoløsning_foto_shutterstock_516702481-796879-edited.gif

Hvordan jobber du med inkassosaker i dag? Har du flere system du må bruke for å skaffe deg oversikt, eller en modul som ikke gir deg all informasjonen du trenger? Det kan koste deg dyrt i form av bortkastet tidsbruk og dårligere likviditet. Her er noen tips til hva du bør tenke på for å lykkes med en integrert inkassoløsning, slik at du får en enklere jobbhverdag. 

Integrerte løsninger kan være mye

Det finnes mange definisjoner på hva en integrert løsning er. Du kan bruke moduler som installeres på CRM-systemet og/eller ERP-systemet ditt, eller du kan fylle felter i disse systemene med informasjon fra inkassoselskapet via filoverføring, eller såkalte web services.

Integrerte inkassoløsninger sikrer bedre informasjonsflyt

ERP-systemer, som mange bedrifter benytter seg av, dekker gjerne flere områder i en bedrift, blant annet CRM, produksjon, salg og regnskap. Inkasso er imidlertid sjelden kjernevirksomhet for slike system. Det betyr at funksjonalitet som er relevant når du skal fakturere og kreve inn utestående, kanskje ikke passer med den hverdagen du ønsker deg. (Les: systemet fungerer langt fra optimalt).

Last ned infografikk: Vil du ha en enkel innføring i hvordan en inkassoprosess foregår?

Det er denne utfordringen integrerte løsninger skal løse. De skal sikre bedre informasjonsflyt mellom dere som kunde og inkassoleverandøren. Med en integrert inkassoløsning kan du få et ERP-system som er bedre rigget for å gjøre jobben. Desto færre programmer, nettsider og systemer du må forholde deg til, jo mer effektiv og enkel blir arbeidshverdagen din.

Ikke la deg blende av en løsning som skal være «plug and play»

Ute i markedet er det mange leverandører som tilbyr en rekke forskjellige inkassomoduler. Sjekk at modulen eller løsningen dere vurderer dekker behovet dere har. Må det mye jobb til for å få modulen på plass? Vil den forbedre de økonomiske resultatene?

Les også: Purring og inkassovarsler: Du kan spare mye på å sette ut oppgavene

Erfaringsmessig er løsningsbehovene ofte ulike hos våre kunder. Det gjør at ferdige moduler som passer noen, kan være fullstendig skivebom for andre. De fleste har likevel noen felles ønsker til informasjon som skal flyte mellom eget system og inkassoleverandøren på enklest mulig vis:

  • Forfalte fakturaer
  • Krediteringer
  • Trekkemelding
  • Status
  • Økonomisk informasjon
  • Saksnummer

Men langt fra alle de ferdige løsningene i markedet har dette. Før du lar deg blende av en såkalt «plug and play»-løsning, bør du gå i dybden og se om dette passer med ditt system, dine ønsker og rutiner. 

I Intrum har vi har blant annet laget et API som gjør at det finnes en oppskrift på å kommunisere med oss i sanntid. Det gjør det enklere å tilpasse informasjonsflyten uansett om det er snakk om en skreddersydd løsning for dere som kunde, eller bruk av en standard modul.

Har du virkelig lykkes med en integrert løsning er det paradoksale at du kanskje ikke merker noe. Det høres muligens litt merkelig ut, men lykkes du med en integrert løsning, er det ikke sikkert at du vil tenke over det, eller legge merke til det. Når informasjonen du trenger er tilgjengelig til rett tid og sted, vil det medføre redusert kontakt mellom deg og leverandøren din, og arbeidsflyten vil gå av seg selv.

Les også: Hvordan jobber de beste inkassoselskapene?

Erfaringsmessig vil det også være gevinster for likviditeten, siden unødvendige ventedager og manuelle arbeidsoppgaver ofte fjernes eller reduseres. I tillegg går gjerne kommunikasjonen raskere i vanskelige saker, slik at disse løses både raskere og i større grad. Det vil du sannsynligvis merke!

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess