Intrum_Justitia_smb_bedre_faktureringsrutiner_foto_shutterstock_367346012-036536-edited.jpg

Små og mellomstore bedrifter har ofte få ansatte med mange oppgaver. Dermed øker dessverre også sannsynligheten for at fakturerings- og oppfølgingsrutinene blir dårlige. Se hvilke enkle grep du kan ta for å unngå dette.

Fakturering og oppfølging holder liv i bedriften

Hvis jeg spør deg hva du tenker på som hjertet i din bedrift, svarer du kanskje produktet eller tjenestene dere selger, serveren, IT-avdelingen eller medarbeiderne. Uansett hvilket svar du gir, må jeg sannsynligvis gi deg rett.

Men spør jeg deg om hva det er som holder bedriftens «hjerte» i gang, er jeg villig til å gå inn i en diskusjon hvis jeg ikke er enig. Jeg vil nemlig insistere på at det er fakturering og oppfølging som gjør dette. Er du dårlig på det, stopper sirkulasjonen opp. Eller for å bruke riktig terminologi, kontantstrømmen vil gå saktere, og det vil igjen påvirke likviditeten og resultatene over tid. Derfor kan gode fakturerings- og oppfølgingsrutiner være avgjørende for om bedriften din overlever på sikt.

Sjekk om outsourcing av oppgaver kan være aktuelt for deg ved å ta denne testen

Unngå skippertak

Du kan selvfølgelig holde det gående en stund ved å ta et skippertak i ny og ne, men det er absolutt ikke en metode jeg anbefaler deg å bruke – i hvert fall ikke hvis likviditeten betyr noe for deg.

Hva innebærer gode fakturerings- og oppfølgingsrutiner?

Jobben bør egentlig kunne gå av seg selv hvis du bare setter det i et system, gjerne i form av en skriftlig prosedyre med konkrete tidsangivelser for når oppgaver skal utføres. Det er disse enkle grepene det handler om:

  • Vær nøye med kredittsjekk av nye kunder
  • Sørg for rask fakturering etter levering – gjør det til en vane å fakturere hver dag, eller i det minste to ganger per uke
  • Påse at fakturaene du sender ut er korrekte, med riktig forfallsdato, så det ikke oppstår forsinkelser på grunn av feil i adresser eller leveransebeskrivelsen
  • Følg opp kunden tett etter forfall og send inkassovarsel etter 14 dager (jo lenger tid det går, desto større blir risikoen for at betalingen uteblir)
  • Start inkassopågang dersom fakturaen fortsatt ikke betales
  • Hvis mulig: Sørg for å ha flere medarbeidere som vet hvordan faktureringen foregår. Ha en backup-plan!

Les også: 5 grunner til at du ikke bør vente med å sende saker til inkasso

Å sette bort oppgaver

Det finnes mange argumenter for at mindre aktører bør sette bort print og utsendelse, samt oppfølging av fakturaer. Her er noen av dem:

  • Få ansatte gjør virksomheten din mer sårbar ved sykdom, ferier o.l.
  • Rutiner for adressevask er ofte en mangelvare hos mindre aktører, og returpost utgjør en skjult kostnad. Det er en klassisk tidstyv i en sårbar organisasjon
  • Mindre aktører har sjeldnere system som støtter automatisk oversending til inkasso, noe som forlenger tiden fram til eventuell betaling ytterligere
  • Outsourcing bidrar til stabil kontantflyt og bedre likviditet

Har du spørsmål rundt faktureringsrutiner, outsourcing eller inkasso? Bruk bloggen vår til å stille spørsmål i kommentarfeltet under eller kom med ønsker til temaer du vil vi skal ta opp. Ta gjerne testen vår ved å klikke på linken nedenfor også. Kanskje kan det lønne seg for deg å sette bort noen oppgaver.

Ta testen: Bør jeg outsource flere tjenester til et inkassoselskap?