Intrum_Justitia_elektronisk_inkassovarsel_foto_shutterstock_640282462-863200-edited.jpg

Har du fått med deg at inkassovarsler nå kan sendes elektronisk? Uansett om du velger å fortsette med papirform, sende de elektronisk, gjøre det selv, eller har et byrå som gjør jobben for deg, er det enkelte grunnleggende ting du må vite. Både for å sikre riktig prosess og effektive innbetalinger. Her får du det viktigste oppsummert i tre punkter:

1. elektronisk inkassovarsel

Ja, lovverket har nådd den digitale tidsalder, også på inkassofronten. Fra 18. april 2017 kan man sende inkassovarsel elektronisk. Det betyr at det blant annet er mulig å bruke e-post, så sant «meddelelsen er sendt på en betryggende måte», som inkassolovens § 3a uttrykker det.

Stortingets flertall la under behandling av lovforslaget til grunn at elektronisk varsling kan benyttes når:

  1. Varslet er sendt til en digital postkasse som mottakeren selv har opprettet, og der mottaker kan be om å bli varslet per e-post eller sms.
  2. Varslet blir sendt i en portal avsender vanligvis bruker til å kommunisere med mottaker, hvor avsender vet at mottaker har akseptert å bruke portalen, og hvor kunden kan få varsel på e-post eller sms.
  3. Varslet sendes til en e-postadresse som skyldner nylig har brukt til å kommunisere med avsenderen, dersom adressen fremstår som vedkommendes egen adresse
Stortinget presiserer også at dersom et elektronisk varsel rent faktisk er kommet til mottakers kunnskap, spiller det ingen rolle hvordan det er sendt.

Det fremgår av lovforarbeidene at endringene som er omtalt ovenfor likevel vil begrenses av annen lovgivning som omhandler kommunikasjon. For eksempel gjør loven om personvern at det kan være betenkelig å sende sensitive personopplysninger i ukryptert/usikret e-post.

Et inkassoselskap er bundet av strenge taushetspliktregler, og bransjen vurderer fortløpende hvilke kommunikasjonskanaler de selv kan benytte til forsendelse av forskjellig type varsler.

Dersom du selv ønsker å sende inkassovarsel på e-post, må du som et minimum sørge for at du har rutiner for å oppdatere kontaktregisteret ditt slik at varselet sendes til en e-postadresse som faktisk benyttes av mottakeren.

2. Inkassovarsel og formkrav

Selv om varslene kan meddeles elektronisk, gjelder tidligere formkrav. Før du sender noe fra deg må du være påpasselig med at innholdet stemmer, både når det gjelder rett dato, mottaker, faktura osv. Det skal framkomme tydelig i teksten at det er snakk om et inkassovarsel, og mottaker skal informeres om at inkasso vil bli iverksatt hvis innbetaling ikke blir gjort før fristens utløp.

Konsekvensen ved feil og utelatelser av lovpålagt informasjon kan være at du må sende ut nye varsler. Det forsinker prosessen unødig, så pass på at dette er i orden.

En annen typisk feil som ofte går igjen er ukorrekte formuleringer rundt omkostninger. Skriver du for eksempel «Inkassoomkostninger vil bli belastet deg», er det i strid med god inkassoskikk, og resultatet kan bli at skyldneren slipper å betale omkostninger. I blogginnlegget Feil utforming av inkassovarsel kan få store konsekvenser kan du lese mer om dette.

3. Hvis saken er omtvistet kan den ikke sendes til inkasso

En viktig forutsetning for å kunne sende inkassovarsler, er at det dreier seg om forfalte saker hvor det ikke foreligger uenigheter mellom kjøper og selger. Hvis personen som skylder deg penger ikke er enig i kravet ditt, kalles saken for omtvistet. Slike saker kan ikke sendes til inkasso.

Det har derfor ikke noe for seg å sende inkassovarsel hvis du vet at skyldneren kommer til å si seg uenig i kravet. Har du vært flink til å dokumentere avtalen, burde det være lett å overbevise kunden om at du har rett. Hvis ikke, må du nok regne med en tur til forliksrådet eller tingretten for å komme til en løsning.

Les også: Hva er forliksrådet og når havner en inkassosak der?

Ingen grunn til å vente

Du har sikkert hørt det før, men siden vi ser at mange fortsatt er sløve på dette området, minner jeg om det igjen: Ikke vent med å sende forfalte saker til inkasso. All erfaring viser at jo eldre saker blir, jo vanskeligere blir det å få pengene inn. Det medfører både økt risiko for tap og usikker kontantstrøm. Nå som varsler i tillegg kan sendes elektronisk, er det ingen unnskyldning for å vente. Du trenger heller ikke være redd for å miste kundene du sender inkassovarsel til.

Er du i tvil om du skal sende inkassovarsel per post eller elektronisk? Ta gjerne kontakt med oss for en prat.

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess

Kilde: https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Publikasjoner/Innstillinger/Stortinget/2016-2017/inns-201617