Intrum_Justitia_implementering_inkassoløsning_shutterstock_495568735-931910-edited.jpg

For at du skal få best mulig utbytte av en inkassoleverandør både teknisk sett, og med tanke på resultater, er det visse faktorer du bør være oppmerksom på. Her er noen tips til beste praksis når du skal implementere nye løsninger.

Planlegg godt

Lag deg en liste som viser hva du forventer at en god løsning skal gi. Foreta en grundig vurdering av løsningen du har i dag, og finn ut hvordan et framtidig ønskescenario ser ut for din virksomhet. Pass på at du har med deg involverte medarbeidere når dere jobber med dette. Hvis ikke, kan implementeringen bli en lang og tung affære. Husk også at inkassoleverandøren skal utfylle en del av kundereisen deres, og at kunder i økende grad stiller krav til service, selvbetjening og responstid selv når de har betalt for sent.

Still krav til leverandøren

Inkassoleverandøren du har valgt, eller som du skal velge, må kunne imøtekomme de tekniske kravene du har med tanke på løsning. I tillegg bør du forsikre deg om at de har gjennomføringsevne, er endringsvillige, og sist men ikke minst, er i stand til å komme med forbedringsforslag. De bør også stille med en prosjektleder som kan lede dere hele veien gjennom prosjektet. Ta gjerne en titt på blogginnlegget Hvordan jobber de beste inkassoselskapene? for å få flere tips.

Legg til rette

Jeg kommer tilbake til leverandørens ansvar, men først vil jeg gjøre deg oppmerksom på at dere som kunde også må være imøtekommende for å oppnå suksess.

Dere må legge til rette for en best mulig implementering. Det innebærer blant annet at dere må gi leverandøren muligheten til å «grave» litt, slik at dere kan få en mest mulig spisset løsning tilpasset deres behov. Vær åpne på egne prosesser og rutiner:

  • Hvordan fungerer dagens praksis?
  • Hva bruker dere tid på? (Hva bruker dere ikke tid på?)

Gå gjennom dette sammen med leverandør. Vi avdekker rett som det er at kunder har små eller store områder hvor de kan spare mange timer på å effektivisere. Enten fordi de har manuelle løsninger, eller ineffektive rutiner som gjør at de bruker mange timer unødvendig. Ofte er det bare små endringer som skal til, men det kan også være behov for innføring av ny teknologi for å få løst saker raskere.

Som kunde må dere også stille avtalte ressurser til avtalt tid. Det er et viktig bidrag for at implementeringen skal gå så smidig som mulig.

Egen prosjektleder

Som jeg nevnte tidligere, bør leverandøren stille med prosjektleder som styrer og koordinerer prosjektet. Da slipper du som kunde å bruke ressurser på dette. Dessuten er det trygt for deg når du skal inn på nye områder.

Inkasso er konsesjonsbelagt, og det er nødvendig å tenke på alle detaljer – her kan det ikke gjøres feil. Det er derfor nødvendig at prosjektet ledes av en ryddig og strukturert person, og som evner å ha mange baller i lufta på en gang.

Vær forberedt på «dumme spørsmål»

En solid prosjektleder må kunne styre og stille «dumme» spørsmål. Han eller hun må forsikre seg om detaljer, gå i dybden og avklare mest mulig rundt rutiner og prosesser hos dere. Antagelser holder ikke. For å finne forbedringspotensiale kan det være lurt å stille spørsmål som du kanskje oppfatter som banale eller innlysende. Du bør derfor være glad hvis du får mange spørsmål – ta det som et tegn på at arbeidet blir grundig gjort!

Gjennomføringsevne

Uansett om du har deltatt i implementeringsprosjekt tidligere eller ikke, vet du sikkert godt at det ikke bare er å sette i gang og satse på at en husker alle detaljer i det som skal gjøres. Det er også en viktig grunn til at et prosjekt må ha en leder. En leder som har de nødvendige ressursene for å få gjennomført prosjektet. Lederen skal:

  • Ha det overordnede ansvaret
  • Sørge for at prosjektplanen blir fulgt
  • Velge hensiktsmessige metoder for gjennomføring. (I Intrum benytter vi Scrum)

Del opp implementeringen i faser

For å få til effektiv implementering av inkassoløsningen kan det være lurt å dele opp implementeringen i ulike faser. Ikke lag deg et langvarig prosjekt som ikke lar seg gjennomføre. Veldig ofte endres behov underveis. Ha gjerne et endelig mål i sikte, men gjør jobben trinnvis. Planlegg utviklingsfaser for automatisering av manuelle oppgaver og frigjøring av ressurser dere kan bruke på annet enn fakturering og inkasso det neste halvåret.

En god implementeringsplan inneholder blant annet:

  • Testing
  • Opplæring
  • Vurdering av risikoscenarier

Det er viktig å få avklart alt. Ofte bør det også settes av tid til hospitering både i forkant av implementeringen og underveis, for å sikre best mulig gjennomføring.

Videreutvikling og forbedringspotensiale

Etter hvert som implementeringen skjer, bør dere ha jevnlige statusmøter for å avdekke forbedringspotensiale som raskt kan løses med rutineendring eller teknisk utvikling. Det er viktig at disse møtene berører disse områdene, og ikke bare «enkeltsaker».

Forsøk å avdekke om det er noe hos fakturerings- og inkassoleverandøren (eller hos dere selv) som fortsatt tar tid eller skaper manuelt arbeid. Forbausende mye kan løses med små justeringer.   

Lykke til!

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess