Intrum_Justitia_inkasso_foto_IJ_Stock_06_Walk_sunset-996386-edited.jpg

Ved hjelp av enkle grep kan du bidra til å forkorte en inkassoprosess, og dermed også få raskere betalt. Her er noen tips som kan hjelpe både deg og kundene dine.

Nedenfor finner du noen av de vanligste spørsmålene vi får når de som har ubetalte inkassokrav kontakter kundesenteret vårt. Basert på disse spørsmålene har jeg skrevet noen tips som gjør at du faktisk kan bidra til en raskere saksgang i inkassoprosesser der dine kunder er involvert. De kan også være nyttige når du skal hjelpe dem - før de får gjeld til oss eller et annet selskap.

UTSETTELSER

Mange av henvendelsene vi får gjelder et ønske om å utsette betalinger. Det dreier seg både om krav som ikke har gått til inkasso enda, og om saker som befinner seg på et stadium i inkassoprosessen.

LAST NED INFOGRAFIKK: Slik foregår en inkassoprosess

Hvorvidt vi kan gi utsettelser når saken har havnet hos oss, avhenger av hvilke fullmakter vi har fått av deg som kunde. Normalt ønsker ikke kundene våre å gi utsettelser, men enkelte kunder har avtaler som tillater oss å gi litt ekstra tid på purrestadiet til de som ikke har betalt.

NEDBETALINGSAVTALE

Et stort antall ønsker å få til en ordning for det de har utestående. Når utsettelser ikke er aktuelt, er nedbetalingsavtaler over lengre perioder en aktuell løsning. Tiden som avtales henger gjerne sammen med størrelsen på kravet.

Også her har enkelte kunder egne ordninger. Det vanlige er imidlertid ordninger hvor betalingen fullføres innen 12 måneder. Av og til inngår vi også en såkalt «begrenset avtale». Det vil si at dersom kravet er veldig stort, kan det være aktuelt å inngå en avtale om mindre avdrag en periode og deretter vurdere saken på nytt hvis dette har fungert. På den måten finner vi ut hvem som er betalingsvillige og betalingsdyktige.

Det beste – og rimeligste – for alle parter er å komme til en løsning og gjøre en avtale. Det er også tidsbesparende for deg som kunde. Som regel løser vi saker uten å involvere oppdragsgiver (kunde). Av og til hender det likevel at vi tar kontakt med kunden for å forhøre oss om en eventuell ny avtaleinngåelse for en innbetaling. Vi forsøker så langt det lar seg gjøre å imøtekomme betalingsvillige skyldnere.

UENIGHETER

Uenigheter forekommer selvfølgelig av og til, og de kan være på mange forskjellige plan. Her er noen eksempler:

Omkostninger

Noen forsøker å få fjernet omkostninger. Så lenge det formelle er i orden, som at faktura har rett kundeinformasjon, og at eventuelt inkassovarsel er sendt i henhold til regelverk, skal det imidlertid mye til for endre på dette. 

Ikke mottatt

Enkelte hevder at de ikke har mottatt brev, samtidig som vi heller ikke har fått noe i retur til oss. Ofte er årsaken at brevet har blitt liggende i en postkasse på et sted de har flyttet fra. Da minner vi om at alle har en plikt til å informere om oppdatert adresse. Det gjelder til alle man har en «relasjon» til – ikke bare folkeregisteret som mange synes å tro.

Når brev kommer i retur til oss, kontrollerer vi adressen mot flere registre, blant annet folkeregisteret, Postens adresseregister og egne registre. Hvis riktig adresse er registrert her, sender vi ut nye brev, alternativt forsøker vi å ta kontakt via SMS eller telefon for å få ny informasjon hvis vi har telefonnummer.

Urettmessig krav

Ikke sjelden handler det om at skyldner hevder at kravet ikke er rettmessig; at de har returnert varen i tide, at de har betalt avgiften etc. God dokumentasjon er avgjørende her for å unngå at kravet utvikler seg til en tvistesak.

LES OGSÅ: DERFOR BØR DU DOKUMENTERE AVTALENE DINE GODT, OG SLIK GJØR DU DET

Vi får også henvendelser hvor skyldnere har betalt direkte til sin leverandør – altså vår kunde. Da spør vi gjerne om de kan legge fram en form for kvittering, eksakt beløp, dato eller kidnummer slik at vi kan spørre vår kunde igjen. I utgangspunktet skal kunder gi inkassobyrået beskjed ved direkte betalinger til dem, men det hender at det ikke blir gjort hyppig nok. Da må vi selvfølgelig bare beklage overfor den som faktisk har fått et urettmessig krav.  

FAKTURAKOPIER

Vi har fakturahotell eller tilgang til dette for mange kunder. Det gjør at vi raskt kan hente ut fakturakopier når noen ønsker det. For øvrig har vi i all hovedsak gode kanaler på e-post for å skaffe kopier også.

Når vi inngår samarbeid med kunder gir vi gjerne beskjed om at vi ønsker tilgang til kundens fakturaer. Dette er veldig tidsbesparende for alle parter.

BETALINGSREDUKSJON

Disse henvendelsene kommer gjerne i forlengelse av utsettelser og nedbetalingsavtaler. De som har mye gammel gjeld, spør oftere om betalingsreduksjon. Hva som gjøres, avhenger av sakens status. Som regel har vi ikke kontraktsfestet dette med kunden.

Når det er snakk om reduksjon, sjekker vi ligningstall og annen data vi har tilgjengelig. Hvis disse viser at vedkommende sitter i dyp gjeld, men har betalingsvilje, ønsker vi også å være imøtekommende hvis mulig. Da hender det at vi kan gi noe reduksjon i form av sletting av renter og salærer fra vår side.

SLIK KAN DU BIDRA TIL Å FORKORTE INKASSOPROSESSEN

For å få en raskere saksgang i inkassoprosessen, eller aller helst, for å unngå at dine kunder havner hos oss, finnes det altså noen enkle grep du kan ta:

  • Gi beskjed om direkte betaling: Har kunden din havnet hos et inkassobyrå, er det din oppgave å gi byrået beskjed dersom skyldneren betaler rett til deg. Da sparer du også kunden din for ekstra bryderi, og det bidrar til å opprettholde et godt kundeforhold
  • Gi tjenesteleverandøren din tilgang til fakturaene dine. Det sparer alle parter for ekstra tid og arbeid
  • Sørg for oppdaterte adresseregistre: vær i tett dialog med kunden. Minn dem om plikten de har med tanke på adresseoppdatering
  • Ha faste betalings- og purrerutiner: Da lærer kunden seg fortere hva som gjelder hos deg
  • Unngå konflikter: Gjør tydelige avtaler, og dokumenter alt som har skjedd, både i form av salg og dialog mellom dere 

Opplever du at noen av punktene over kunne vært bedre? Hør med inkassobyrået ditt! De bør foreslå løsninger eller innspill som gir forbedringer. Ønsker du i første omgang å vite mer om hvordan en inkassoprosess fungerer, kan du laste ned vår informative infografikk under.

Gratis infografikk: Slik foregår en inkassoprosess